Hồ sơ tự công bố sản phẩm gồm những gì? Danh sách kiểm tra 2026

Rất nhiều doanh nghiệp thực phẩm mất cả tuần chỉ vì chuẩn bị sai bộ hồ sơ. Có nơi gom đủ bảy, tám loại giấy tờ rồi mới biết cơ quan tiếp nhận chỉ cần hai; có nơi ngược lại, nộp thiếu phiếu kiểm nghiệm còn hạn nên hồ sơ bị trả về.

Bài viết này trả lời dứt khoát câu hỏi hồ sơ tự công bố sản phẩm gồm những gì theo quy định đang có hiệu lực tại thời điểm tháng 11/2026, phân biệt rõ giấy tờ phải nộp với giấy tờ doanh nghiệp phải có sẵn, kèm nơi nộp, thời gian thực tế và danh sách kiểm tra trước khi nộp — đúc rút từ các bộ hồ sơ FOTEKCO đã làm cho khách hàng.

Hồ sơ tự công bố sản phẩm gồm những gì?

Theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP), bộ hồ sơ tự công bố sản phẩm chỉ gồm hai loại giấy tờ:

Đó là toàn bộ bộ hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước. Không cần giấy chứng nhận hợp quy, không cần giấy uỷ quyền của nhà sản xuất, không cần giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) kể cả với hàng nhập khẩu.

Nhiều bài hướng dẫn trên mạng liệt kê thêm giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hợp đồng gia công… Những giấy tờ đó doanh nghiệp bắt buộc phải có để hoạt động hợp pháp và để xuất trình khi bị hậu kiểm, nhưng không nằm trong bộ hồ sơ nộp. Phân biệt được hai nhóm này giúp bạn không mất thời gian chạy giấy tờ thừa. Chúng tôi tách riêng từng nhóm ở các mục bên dưới.

Ngoài hai giấy tờ trên, Nghị định 15/2018/NĐ-CP còn đặt ra một yêu cầu về hình thức: mọi tài liệu trong hồ sơ phải thể hiện bằng tiếng Việt; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng; tất cả phải còn hiệu lực tại thời điểm tự công bố.

Năm 2026 làm hồ sơ tự công bố theo văn bản nào?

Đây là chỗ dễ nhầm nhất trong năm nay, vì đã có một nghị định mới bỏ hẳn thủ tục tự công bố nhưng lại chưa được áp dụng. Mốc thời gian như sau:

• 26/01/2026: Chính phủ ban hành Nghị định 46/2026/NĐ-CP, thay cơ chế “tự công bố sản phẩm” bằng công bố hợp quy và công bố tiêu chuẩn áp dụng.
• 27/01/2026: Ban hành Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP về đăng ký sản phẩm thực phẩm.
• 04/02/2026: Nghị quyết 09/2026/NQ-CP tạm ngưng hiệu lực hai văn bản trên.
• 06/4/2026: Nghị quyết 15/2026/NQ-CP thay Nghị quyết 09, tiếp tục tạm ngưng cho đến khi Luật An toàn thực phẩm (sửa đổi) và nghị định hướng dẫn luật này có hiệu lực thi hành.
• Tháng 10–11/2026: Dự án Luật An toàn thực phẩm (sửa đổi) mới được trình Quốc hội xem xét, chưa có hiệu lực.

Kết luận: tính đến tháng 11/2026, thủ tục và hồ sơ tự công bố sản phẩm vẫn làm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nếu bạn gặp một bài hướng dẫn bảo rằng phải nộp “bản công bố hợp quy” theo Nghị định 46/2026/NĐ-CP thì đó là hướng dẫn chưa cập nhật tình trạng tạm ngưng — nộp theo biểu mẫu đó, hồ sơ gần như chắc chắn bị trả lại.

Một câu hỏi khác cũng hay gặp: bản tự công bố đã nộp trước đây có phải làm lại không? Chừng nào Nghị định 46/2026/NĐ-CP còn tạm ngưng thì các bản tự công bố đã thực hiện theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn còn nguyên giá trị, doanh nghiệp không phải chuyển đổi.

Giấy tờ thứ nhất: Bản tự công bố sản phẩm theo Mẫu số 01

Đây là giấy tờ do doanh nghiệp tự lập, tự ký và tự chịu trách nhiệm. Mẫu số 01 Phụ lục I Nghị định 15/2018/NĐ-CP gồm bốn khối thông tin:

1. Thông tin về tổ chức, cá nhân tự công bố

• Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ trụ sở chính ghi đúng như trên giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Số điện thoại, fax, email đang dùng được — cơ quan tiếp nhận thường gọi lại khi cần làm rõ.
• Mã số doanh nghiệp (mã số thuế).

2. Thông tin về sản phẩm

• Tên sản phẩm: phải trùng khít với tên ghi trên nhãn và trên phiếu kiểm nghiệm.
• Thành phần cấu tạo: ghi đúng công thức thực tế, kèm tỷ lệ với các thành phần chính.
• Thời hạn sử dụng.
• Quy cách đóng gói và chất liệu bao bì.
• Tên và địa chỉ cơ sở sản xuất — nếu thuê gia công thì ghi cơ sở gia công.

3. Yêu cầu về an toàn thực phẩm

Ghi tên quy chuẩn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn mà sản phẩm áp dụng, ví dụ QCVN 8-2:2011/BYT về giới hạn kim loại nặng, hoặc tiêu chuẩn cơ sở do chính doanh nghiệp xây dựng khi chưa có quy chuẩn tương ứng. Phần này phải khớp với các chỉ tiêu đã kiểm nghiệm.

4. Mẫu nhãn sản phẩm

Đính kèm mẫu nhãn hoặc ảnh chụp nhãn thành phẩm. Nhãn phải có đủ nội dung bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP): tên hàng hoá, tên và địa chỉ chịu trách nhiệm, xuất xứ, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thành phần, thông tin cảnh báo, hướng dẫn sử dụng và bảo quản.

Tham khảo thêm cách điền từng dòng tại bài Mẫu số 01 bản tự công bố sản phẩm.

Giấy tờ thứ hai: Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm

Đây là giấy tờ hay khiến hồ sơ bị trả lại nhất, vì nó phải đạt đồng thời bốn điều kiện:

1. Còn trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Lưu ý mốc tính là ngày phiếu được cấp, không phải ngày lấy mẫu.
2. Do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận phù hợp ISO/IEC 17025 cấp. Thực tế là các phòng đạt chứng nhận VILAS hoặc được Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Môi trường, Bộ Công Thương chỉ định.
3. Đủ các chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng với nhóm sản phẩm; nếu chưa có quy chuẩn thì theo các chỉ tiêu an toàn trong tiêu chuẩn doanh nghiệp tự công bố.
4. Bản chính hoặc bản sao chứng thực, mang đúng tên và địa chỉ của đơn vị đứng tên tự công bố.

Điểm thứ tư rất hay bị bỏ qua: nhiều nhà phân phối dùng luôn phiếu kiểm nghiệm mang tên nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu. Phiếu đó không dùng được cho bản tự công bố đứng tên công ty mình.

Về việc chọn chỉ tiêu, xem thêm bài Có cần kiểm nghiệm sản phẩm trước khi công bố hay không?

Những giấy tờ không phải nộp nhưng doanh nghiệp bắt buộc phải có

Cơ chế của tự công bố là hậu kiểm: cơ quan quản lý không thẩm định trước, nhưng có quyền kiểm tra bất kỳ lúc nào. Khi đoàn kiểm tra đến, những giấy tờ sau phải xuất trình được ngay:

Về giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, Điều 12 Nghị định 15/2018/NĐ-CP miễn cho một số trường hợp, trong đó có: cơ sở kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn; cơ sở sản xuất, kinh doanh dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm; sản xuất ban đầu nhỏ lẻ; và cơ sở đã có chứng nhận GMP, HACCP, ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực.

Hồ sơ tự công bố hàng nhập khẩu khác gì hàng sản xuất trong nước?

Bộ hồ sơ vẫn là hai giấy tờ như trên. Khác biệt nằm ở khâu xử lý giấy tờ nước ngoài.

Dịch và công chứng

Mọi tài liệu tiếng nước ngoài kèm theo hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch. Từ ngày 01/7/2025, khi bộ máy hành chính không còn cấp huyện, thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc các tổ chức hành nghề công chứng.

Chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hoá lãnh sự

Từ 11/9/2026, Công ước La Hay về miễn hợp pháp hoá giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực với Việt Nam, hướng dẫn tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Ba điều cần nhớ:

• Giấy tờ công do cơ quan nước thành viên cấp chỉ cần một con tem Apostille, không phải qua hai bước hợp pháp hoá lãnh sự như trước.
• Giấy tờ đã hợp pháp hoá lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục được sử dụng, không phải làm lại.
• Với một số nước chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, giấy tờ vẫn phải hợp pháp hoá lãnh sự theo cách cũ. Nên tra tình trạng của từng nước trước khi làm.

Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung — nên vẫn phải dịch sang tiếng Việt như bình thường.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)

Với thủ tục tự công bố, CFS không bắt buộc. CFS chỉ là thành phần hồ sơ của thủ tục đăng ký bản công bố sản phẩm đối với một số nhóm sản phẩm nhập khẩu như thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thực phẩm dinh dưỡng y học. Nhiều doanh nghiệp mất hàng tháng xin CFS từ nhà cung cấp nước ngoài một cách không cần thiết.

Sản phẩm nào tự công bố, sản phẩm nào phải đăng ký bản công bố?

Chọn sai nhóm là chọn sai luôn bộ hồ sơ, nên cần xác định trước khi chuẩn bị giấy tờ.

Thuộc diện tự công bố (Điều 4): thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn; phụ gia thực phẩm; chất hỗ trợ chế biến thực phẩm; dụng cụ chứa đựng thực phẩm; vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm.

Phải đăng ký bản công bố sản phẩm (Điều 6): thực phẩm bảo vệ sức khoẻ; thực phẩm dinh dưỡng y học; thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt; sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi; phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới và phụ gia không thuộc danh mục được phép sử dụng.

Được miễn: sản phẩm, nguyên liệu sản xuất hoặc nhập khẩu chỉ dùng để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, hoặc phục vụ sản xuất nội bộ, không tiêu thụ tại thị trường trong nước.

Riêng nhóm bao bì và dụng cụ chứa đựng có một số đặc thù về chỉ tiêu kiểm nghiệm, xem bài Tự công bố bao bì, dụng cụ tiếp xúc thực phẩm.

Nộp hồ sơ tự công bố ở đâu, mất bao lâu?

Trình tự ba bước

1. Công khai bản tự công bố trên phương tiện thông tin đại chúng, hoặc trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp, hoặc niêm yết công khai tại trụ sở.
2. Nộp 01 bản qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ định. Một số địa phương đã nhận hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công.
3. Sản xuất, kinh doanh ngay sau khi tự công bố. Doanh nghiệp không phải chờ bất kỳ giấy phép nào và chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn của sản phẩm.

Nộp cho cơ quan nào

Cơ quan tiếp nhận do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ định nên khác nhau theo địa phương: tại TP.HCM là Sở An toàn thực phẩm; nhiều tỉnh, thành khác giao cho Sở Y tế hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm, có nơi phân theo nhóm sản phẩm cho Sở Công Thương và Sở Nông nghiệp và Môi trường.

Sau khi bỏ đơn vị hành chính cấp huyện từ 01/7/2025, những hồ sơ trước đây nộp tại phòng chuyên môn cấp huyện đã được chuyển về cấp tỉnh hoặc phân cấp cho cấp xã tuỳ từng địa phương. Trước khi nộp, nên xem thông báo phân cấp mới nhất của tỉnh, thành nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Hai lưu ý thực tế: nộp theo địa chỉ trụ sở chính, kể cả khi nhà máy nằm ở tỉnh khác; và nếu có từ hai cơ sở sản xuất trở lên, doanh nghiệp chọn một cơ quan để nộp, các lần công bố sau phải nộp tại đúng cơ quan đã chọn.

Thời gian thực tế

Pháp luật không quy định thời hạn xử lý vì đây không phải thủ tục cấp phép. Theo các hồ sơ FOTEKCO đã thực hiện, tổng thời gian thường rơi vào khoảng hai đến ba tuần: kiểm nghiệm mẫu mất nhiều thời gian nhất, thường 5–10 ngày làm việc tuỳ số chỉ tiêu; soạn và rà hồ sơ khoảng 1–2 ngày; sau khi nộp, cơ quan tiếp nhận đăng tên doanh nghiệp và tên sản phẩm lên trang thông tin điện tử thường trong 3–7 ngày làm việc.

Bảy lỗi khiến hồ sơ tự công bố bị trả lại

Đây là các lỗi FOTEKCO gặp nhiều nhất khi tiếp nhận hồ sơ khách hàng tự làm trước đó:

1. Phiếu kiểm nghiệm quá 12 tháng hoặc chỉ còn vài ngày là hết hạn tính đến ngày nộp.
2. Thiếu chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn tương ứng, thường gặp ở nhóm kim loại nặng và vi sinh vật.
3. Phòng kiểm nghiệm không đủ điều kiện: phòng có ISO/IEC 17025 nhưng chỉ tiêu cần kiểm lại nằm ngoài phạm vi được công nhận.
4. Tên sản phẩm không thống nhất giữa bản tự công bố, nhãn và phiếu kiểm nghiệm — chỉ lệch một chữ cũng bị yêu cầu làm lại.
5. Chọn sai hình thức công bố, phổ biến nhất là sản phẩm có công dụng hỗ trợ sức khoẻ nhưng lại làm tự công bố thay vì đăng ký bản công bố.
6. Nhãn thiếu nội dung bắt buộc hoặc ghi công dụng vượt quá bản chất sản phẩm.
7. Chưa công khai bản tự công bố trước khi đưa hàng ra thị trường, dù đã nộp cho cơ quan quản lý.

Thêm một lỗi mới chỉ xuất hiện trong năm 2026: dùng biểu mẫu công bố hợp quy của Nghị định 46/2026/NĐ-CP trong khi nghị định này đang tạm ngưng hiệu lực.

Xem thêm bài Những lỗi sai thường gặp khi tự công bố sản phẩm.

Danh sách kiểm tra hồ sơ trước khi nộp

In ra và tích từng dòng, mất khoảng mười phút nhưng tránh được phần lớn rủi ro:

• Sản phẩm đúng là nhóm tự công bố, không thuộc diện đăng ký bản công bố.
• Bản tự công bố dùng đúng Mẫu số 01 Phụ lục I Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
• Tên sản phẩm giống hệt nhau ở ba chỗ: bản tự công bố, nhãn, phiếu kiểm nghiệm.
• Thành phần khai đúng công thức sản xuất thực tế.
• Phiếu kiểm nghiệm được cấp trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp.
• Phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc công nhận ISO/IEC 17025 cho đúng các chỉ tiêu đã kiểm.
• Đủ chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn áp dụng đã ghi trong hồ sơ.
• Phiếu kiểm nghiệm mang tên và địa chỉ của đơn vị đứng tên tự công bố.
• Mẫu nhãn đính kèm có đủ nội dung bắt buộc.
• Tài liệu tiếng nước ngoài đã dịch sang tiếng Việt và công chứng.
• Đã công khai bản tự công bố trên website, phương tiện thông tin đại chúng hoặc niêm yết tại trụ sở.
• Hồ sơ gốc được lưu tại trụ sở để xuất trình khi hậu kiểm.

Không tự công bố hoặc công bố sai thì bị xử lý thế nào?

Điều 20 Nghị định 115/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP) quy định các mức phạt đối với vi phạm về tự công bố sản phẩm, trong đó nặng nhất là hành vi sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm thuộc diện tự công bố mà không có bản tự công bố. Các hành vi khác bị xử phạt gồm: không công khai, không niêm yết bản tự công bố; không nộp bản tự công bố đến cơ quan có thẩm quyền; và không công bố lại khi sản phẩm thay đổi tên, xuất xứ hoặc thành phần cấu tạo. Mức phạt nêu trong nghị định áp dụng với tổ chức; cá nhân vi phạm bị phạt bằng một nửa.

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị buộc thu hồi sản phẩm và gỡ bỏ thông tin quảng cáo sai — thiệt hại thường lớn hơn nhiều so với tiền phạt.

Hỏi đáp nhanh

Hồ sơ tự công bố sản phẩm có bắt buộc giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm không?

Không nằm trong bộ hồ sơ nộp. Nhưng nếu cơ sở thuộc diện phải có giấy này mà không có thì vi phạm quy định về điều kiện sản xuất, kinh doanh, và sẽ bị xử lý khi hậu kiểm.

Một bản tự công bố khai được mấy sản phẩm?

Mỗi sản phẩm một bản riêng. Các sản phẩm cùng loại nhưng khác hương vị, khác quy cách đóng gói vẫn nên tách bản để tránh rắc rối khi hậu kiểm.

Bản tự công bố có thời hạn bao lâu?

Nghị định 15/2018/NĐ-CP không đặt thời hạn cho bản tự công bố. Chỉ phải công bố lại khi sản phẩm thay đổi tên, xuất xứ hoặc thành phần cấu tạo. Các thay đổi khác chỉ cần gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan tiếp nhận và được sản xuất, kinh doanh ngay sau khi gửi.

Hộ kinh doanh có tự công bố sản phẩm được không?

Được. Thủ tục áp dụng cho cả tổ chức và cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm, miễn là có đăng ký kinh doanh hợp pháp và đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm.

Kiểm nghiệm ở đâu thì phiếu được chấp nhận?

Phòng kiểm nghiệm được cơ quan nhà nước chỉ định, hoặc phòng được công nhận phù hợp ISO/IEC 17025 — trên thực tế là các phòng có chứng nhận VILAS. Khi đặt dịch vụ, nên yêu cầu phòng xác nhận các chỉ tiêu mình cần đều nằm trong phạm vi được công nhận.

Tra cứu sản phẩm đã tự công bố ở đâu?

Trên trang thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận tại địa phương. Mỗi tỉnh, thành có mục đăng tải riêng, thường nằm trong chuyên mục công khai thông tin của Sở An toàn thực phẩm, Sở Y tế hoặc Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm.

Sản phẩm chỉ bán nội bộ hoặc xuất khẩu có phải tự công bố không?

Không. Sản phẩm và nguyên liệu chỉ dùng để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu hoặc phục vụ sản xuất nội bộ, không tiêu thụ trong nước, được miễn thủ tục tự công bố.

FOTEKCO hỗ trợ làm hồ sơ tự công bố sản phẩm

FOTEKCO nhận tư vấn chọn đúng nhóm sản phẩm và hình thức công bố, xây dựng chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp quy chuẩn, soạn bản tự công bố theo Mẫu số 01, rà soát nhãn trước khi in và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Xem thêm Thủ tục tự công bố chất lượng theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP để nắm trình tự đầy đủ, hoặc xem các bài hướng dẫn theo từng mặt hàng trong chuyên mục Công bố chất lượng thực phẩm thường.

Nội dung bài viết dựa trên Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Nghị định 155/2018/NĐ-CP, Nghị quyết 15/2026/NQ-CP, Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Nghị định 115/2018/NĐ-CP. Quy định có thể thay đổi khi Luật An toàn thực phẩm (sửa đổi) được thông qua; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ.