Câu 1: Tại sao cần đăng ký mã số mã vạch ? Không thể một trong hai, hoặc mã số hoặc mã vạch?

Để luận giải cho việc tại sao cần cả MS lẫn MV, chúng ta hãy hình dung công tác quản lý tại một siêu thị lớn kinh doanh một lúc hàng ngàn loại thương phẩm khác nhau. Mỗi loại thương phẩm có cùng đặc tính và giá tiền lại được nhập về từ hàng trăm nhà cung cấp khác nhau mà tốc độ tiêu thụ mỗi loại hàng cũng khác nhau tức nhu cầu quản lý để nhập tiếp mỗi loại hàng cũng khác nhau…

Như chúng ta biết, mã số là do con người ấn định để gán cho đối tượng cần quản lý. Nếu không dùng biện pháp mã hóa từng thương phẩm bằng mã số thì nhà quản lý sẽ mất nhiều công sức, thời gian cũng như giấy tờ để mô tả chúng bằng chữ viết. Khi không cần quét tự động người ta sẽ chỉ đặt mã số. Mã số ở đây chính là chìa khóa mở ra kho chứa toàn bộ dữ liệu liên quan đến thương phẩm, nhưng mã số có nhược điểm là máy móc chưa đọc được do vậy khi con người xử lý sẽ không thể tránh khỏi sai sót với tốc độ chậm.

Để giải quyết vấn đề này, mã số đã được mã hóa thành mã vạch (tức là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định) dưới dạng máy quét có thể đọc được. Kết quả là chúng ta thấy khi bán hàng trong siêu thị, nhân viên bán hàng chỉ việc dùng máy quét để quét mã vạch trên thương phẩm.

Nhờ ứng dùng phần mềm và công nghệ thông tin kết hợp MSMV mà công tác quản lý cũng như kinh doanh đã trở nên nhanh chóng, chính xác, tự động…. đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Câu 2: MSMV biểu hiện như thế nào trên bao nhiêu bao bì hàng hóa?

Mã vạch là Một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được.

Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng.

MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển

Câu 3: Cách đọc MSMV?

Cách đọc mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:

  • Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
  • Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
  • Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
  • Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).

Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch

Câu 4: Yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?

Trả lời: Không bắt buộc

Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng MSMV là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng MSMV để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình.

Câu 5: Doanh nghiệp tôi đã được cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay chúng tôi ra thêm sản phẩm thì chúng tôi có phải đăng ký mã số doanh nghiệp khác không?

Trả lời: Khi đã được cấp mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dùng mã số doanh nghiệp của mình phân bổ cho các sản phẩm của mình. Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 10 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 01 đến 99 ; Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 9 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 001 đến 999 ; Nếu DN đã đựoc cấp mã doanh nghiệp 8 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0001 đến 9999. Việc phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình sẽ do DN tự phân bổ sao cho các sản phẩm không bị trùng lặp mã số. Tuy nhiên khi phân bổ mã số cho các sản phẩm, DN phải cập nhật bản danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Tổng cục. Khi nào sử dụng hết quỹ số đã được cấp, DN có thể đăng ký mã số doanh nghiệp khác.